Meny
12 januari 2018

När världar möts: lärdomar från digital transformation hos socialtjänsten

CASE SKELLEFTEÅ KOMMUN: Inom socialtjänsten är digital transformation inte vardag, men behovet av nya sätt att arbeta för förändring i högt tempo är stort. Enheten Stöd och service i Skellefteå kommun genomgick Hello Futures transformationsmotor, ett oväntat möte som resulterade i en spännande berättelse om två världar som möts.

Åsa Israelsson är chef för avdelningen Stöd och service i Skellefteå kommun, som jobbar med funktionshinderomsorg. Med 25 års erfarenhet av det kommunala vet hon ett och annat om hur en förvaltningsorganisation arbetar. För några år sedan började siffrorna som landade på hennes bord visa att de arbetssätten inte riktigt räckte till längre. 

- Vi insåg internt att av någon anledning avviker vi från andra liknande verksamheter runtom Sverige, vi fattade fler beslut om omfattande insatser för personer med funktionsnedsättning än snittet nationellt, beskriver Åsa för oss. Hur kom det sig? Har vi i Skellefteå fler personer med funktionsnedsättning, och med större behov av stöd, än på andra platser?

Samtidigt som Stöd och service ser att behoven av deras stöd fortsätter att vara stora, visar prognoserna att skatteunderlaget krymper med följd att resurserna kommer minska. I två år har Åsas verksamhet arbetat för att hitta lösningar som svarar mot utmaningarna. De har definitivt nått framgångar, men ser att de behöver ett ständigt pågående arbete med förbättringar och omställningar. Och i förbättringsarbetet finns utmaningar som är utmanande att tackla:

- När vi ska utveckla verksamheten utmanas vi av våra traditioner, våra arbetssätt, den här "förvaltningskulturen" som finns, säger hon.

Organisationsledare i Åsas sits kan fortsätta på den inslagna vägen. Eller så kan de agera. Åsa agerade. Under hösten 2017 testade Stöd och service ett helt nytt sätt att angripa sina utmaningar, genom vårt program "Transformationsmotorn".

Man kan beskriva Transformationsmotorn som ett metodiskt arbetssätt för att sätta igång och i högt tempo driva på en förändringsprocess. Det går också att beskriva som ett sätt att misslyckas snabbt och därmed närma sig nästa framgång fortare. Oavsett är det enda viktiga: Vad hände när Åsa och hennes kollegor på Stöd och omsorg kastade sig in i Transformationsmotorn?

Läs mer om transformationsmotorn i vår e-booklet: Digital transformation i praktiken

Omvärldsbevakning fick Åsas enhet att höja blicken

Först hjälpte vi Åsa och hennes kollegor att etablera en framtidsvision. Ingen vet exakt vad arbetet i motorn leder till, men visionen sätter riktningen, så också för Stöd och service. Steget efter det var att komma igång med omvärldsbevakningen – en del Åsa snabbt kände skulle vara nyttig.

- Omvärldsanalysen var mycket spännande, och att den kom tidigt, säger Åsa. Vad har egentligen hänt i samhället? Vi har tidigare arbetat med vår kultur och våra processer, grävt mycket där vi stått, kanske inte lyft blicken och sett vad som hänt utanför för att leta möjligheter till nya arbetssätt.

Omvärldsanalys-seminarierna ledde till idéer och tankar som vi fångade upp. Vad som framförallt visade sig värdefullt för verksamheten var att se på helt andra exempel än de som de springer på i vardagen, exempel från privata sektorn, där vissa företag lyckats möta människors förändrade beteenden och behov på nya sätt.

- Att få titta på andra sektorer inom privat verksamhet var mycket värdefullt, säger Åsa. Vi har inte konkurrens på samma sätt. Så vi får titta på det och tänka "varför skulle inte vi kunna göra sådär?" Mötet med en annan sektor har fått oss alla i ledningsgruppen att tänka nytt.

Arbetet gick vidare med en energifylld grupp – men konstant utmanad av den stora utmaningen för alla kommunala organisationer: tidsbrist.

Men det finns ingen tid för transformation i min kalender?

Upptagenhet är ett stort problem i förvaltande organisationer och så också på Åsas enhet. Så hur fick de tid? De bara bestämde sig för att det skulle gå ändå. 

- Det var lite att kasta sig in och bestämma sig för att prioritera Transformationsmotorn, berättar Åsa. Man får dra ned lite på andra delar. För utmaningen är att plocka bort saker och ting, i en organisation där vi gärna bygger på utan att plocka bort.

En bidragande faktor till upptagenheten är att förvaltande organisationers processer ofta blir långa och omständiga. Många involveras, det blir många möten – så också hos Stöd och service:

- Att testa nytt kan bli lite svårt när allt bygger på planering och förutsägbarhet, på långa förstudier och omfattande administrativa modeller. Man behöver absolut tänka efter ibland, men vi har metoder som ibland är för omfattande. Eller så hanterar vi metoderna för omfattande i vår goda vilja att göra rätt, att inte misslyckas och att få med alla på tåget. Tid till reflektion, kreativitet och närvaro i stunden tenderar att försvinna.

Just eftersom den här utmaningen är så vanlig ingår innovations-sprintar som en central punkt i Transformationsmotorn. I dessa flerdagars-workshops får den vanligtvis lite trögrörliga organisationen möta en metod som bygger på ett plattan-i-mattan-tempo.

Sprintarna fick effekt också för Stöd och service.

Från lös idé till fungerande prototyp på fem dagar 

En innovationssprint äger rum över fem dagar, där vi på Hello Future plus i det här fallet Stöd och service bokstavligen stänger in oss i ett rum och från måndag till fredag tar oss från idé till en prototyp som vi användartestar. Åsa beskriver sprintarna som ett tydligt exempel på ett arbetssätt som bryter mot enhetens mönster och lockar fram kreativitet:

- På en sprint blev det en prototyp för en app som får vardagslivet för våra brukare att fungera bättre. En helt fantastisk produkt!

En sprint kan såklart leda till en återvändsgränd. Det är ändå ett användbart resultat, för då har misslyckandet tagit fem dagar istället för 8 månader, som det hade kunnat ta med planering, förstudier och möten strösslade över ett helt år. Att testa på att bryta det mönstret gav Åsa en tankeställare.

- Med den här processen fick vi en tajt tid att göra det på, men det gick, och det var nyttigt, säger Åsa. Att tvingas kullkasta det inplanerade och prioritera om. Engagemanget, nyfikenheten och lojaliteten bland medarbetarna i genomförandet har varit stort. 

Skellefteå kommun har börjat arbeta mer och mer med kunddriven verksamhetsutveckling, där slutanvändarna är involverade, säger Åsa, men:

- Vi kan fortfarande ha en hypotes och vi lägger mycket tid på det vi tror att kunden vill ha, i stället för att fråga. Sprintarna ger ett snabbt svar från användarna om idén är god.

Rom byggdes inte på en dag, och så vidare

Med en tydlig digital vision, omvärldsbevakning som pågick löpande och två sprintar, hade arbetet fått riktig fart. Dessutom utbildades också Åsa, hennes kollegor i ledningsgruppen och utvalda personer från enheten inom digital transformation. En bild av vart de är på väg och vilka förändringar de behöver göra växte fram.

Hon fortsätter:

- En sak jag lärt mig i höst är att vi inte behöver tänka så stort. Hello Future förespråkar test i liten skala, välja ut några delar att arbeta med. Det tar mindre tid i anspråk, plus att vi stämmer av med kunden så att vi ser om det är rätt tåg att hoppa på. Kanske är det inte rätt tåg just nu, så då lägger vi det på is. Eller så åker vi vidare med tåget. Människors behov och sätt att lösa saker på är också olika så vi behöver öka vår flexibilitet i hur vi gör.

Här kommer vi till något vi ser som en nyckel i Transformationsmotorn. Målet med att genomgå Transformationsmotorn är inte att åstadkomma omkullkastande förändring över en natt. Målet är att starta en förändringsprocess där många små steg initieras som leder till större förändring – på sikt. 

Kvalitetshöjande och utvecklande initiativ landar annars ofta, enligt vår erfarenhet, i teknikinnovation – någon snillrik applikation av ny teknik som fungerar på liten skala. Misslyckandet för teknikinnovationen kommer ofta sedan när den ska implementeras brett, för då blir det för dyrt eller opraktiskt. Teknikinnovation går inte att omvandla till verksamhetsförändring, varför Transformationsmotorn istället siktar på verksamhetsförändring på sikt.

Med det i åtanke: Vad blev då resultatet av Stöd och service arbete?

Visualiseringar och ögonöppnare

Frågan om resultat efter att en organisation gått igenom Transformationsmotorn går att se på olika sätt.

För Stöd och service har processen rent konkret lett fram till visualiseringar och prototyper av framtida produkter och arbetssätt som enheten kan gå vidare med eller inte. Kvittot på om det finns ett behov eller inte ligger på skrivbordet. De har fått kunskap i digitalisering, transformation och processer för omvärldsbevakning.

Å andra sidan kan man, som Åsa, se på resultatet främst i andra termer:

- Det har varit en ögonöppnare, säger Åsa. Arbetet i Transformationsmotorn har skapat en tilltro till att saker visst går att lösa, men på ett annat sätt än vi är vana vid och lika bra eller snarare med bättre resultat.

Hela processen verkar faktiskt ha gett nya sätt att tänka på resultat:

- Är man nyfiken och närvarande i en sådan här process märker man resultat på ett annat sätt, säger hon. Det kanske inte är de där svaren man förväntar sig att leta efter. Vissa resultat måste vi i vår verksamhet såklart följa upp, men bekymret blir när vi fastnar i allt som går att mäta där vi missar de viktiga  resultaten som skapar värde för människan. Helt enkelt att vi inte har tid till närvaro i stunden. Så jag har fått ytterligare sätt att tänka på resultat.

En axelryckning på fredag eller uthängd i lokalpressen i november

I en förvaltande organisation finns ofta en tanke om att innan ett projekt startas så måste man veta exakt hur det kommer att gå till, exakt vad resultatet ska bli. Problemet är att ingen med trovärdighet kan svara på det, så för att minimera riskerna drar processerna ut på tiden. Åtta månader senare misslyckas projektet i alla fall och en uthängning i lokalpressen kommer som ett brev på posten.

Med Transformationsmotorn kommer misslyckandet på fredag istället för i november. Och då blir det ingen uthängning, utan bara en axelryckning. Misslyckanden kommer, så är det bara – Transformationsmotorn är ett billigt och riskfritt sätt att misslyckas.

Vi frågade Åsa vad hon främst vill skicka vidare till andra som funderar på att inleda en liknande process.

- Mod, och nyfikenhet, säger hon. Det är egentligen det. I efterhand är jag så himla glad att vi fick den här möjligheten från projektet idésluss. Vi behövde denna input från Hello Future som faktiskt gett både bekräftelse för det vi gör och ny idékraft för att lyckas framöver.

För Stöd och service har motorn understrukit nyttan av att bryta strukturer, att använda nya arbetssätt i helt annat tempo.

- Det behövs verkligen struktur, ett tänk och en idé om vad man vill med det man gör, förklarar Åsa. Men: en struktur annorlunda mot den vi har i dag. Vi vet att vi står inför stora utmaningar, och de är till för att lösas. Transformationsmotorn har frigjort ett mer kreativt klimat där vi kan lösa dem, där det är högt till tak men där man ändå utvärderar idéerna utifrån värdet för den man är till för. 

Att den kreativa energin och engagemanget finns där hos medarbetarna, råder det hos Åsa ingen tvivel om:

- Som någon medarbetare sa till mig efter att vi fått fram en app-prototyp på en av sprintarna: "När kan vi börja använda appen, den vill jag arbeta med!"

Vill du prata med oss om hur en digitaliseringsprocess skulle kunna se ut för din organisation? Kontakta Leif Rehnström, leif@hellofuture.se

Läs mer om transformationsmotorn i vår e-booklet: Digital transformation i praktiken

Hello!

Vill ni också ta er in i framtiden?
Kontakta Leif Rehnström, leif@hellofuture.se