Meny
22 februari 2019

Hur kommer ni vidare när ni fastnat? Umeå kommun testade en innovationssprint

När ett projekt hamnat i ett långvarigt stiltje behövs knappast ytterligare ett möte, utan en förlösande spark i baken. Vår innovationssprint blev just en sådan spark för ett projekt hos Umeå kommun – såhär gick det till.

– Vi har undvikit att fatta beslut i ett och ett halvt års tid ...

Så säger Anna Gemzell när hon ska beskriva läget hon och kollegorna befann sig i innan de bestämde sig för att köra en innovationssprint.

– Vi hade problemet ganska väl inringat, men vi kom oss inte vidare. Vi behövde hitta steget framåt.

Att sitta fast i en loop och tröska saker om och om igen, det läget har de flesta som jobbat i ett projekt som löper vid sidan om mycket annat nog suttit i. Annas projekt heter Den koldioxidsnåla platsen och drivs av Umeå kommun för att inspirera en klimatsmart livsstil för medborgarna. Hon är projektledare, och har vid sin sida bland annat projektets kommunikatör Jennie Vennberg. Mer specifikt var utmaningen de hade inför arbetet med oss att en del av projektet skulle visualiseras genom ett “klimatvisualiseringsverktyg”. Något som väckte frågor, enligt Jennie:

– När vi kom till att vi skulle visualisera det här projektet började vi ställa oss en massa frågor, säger Jennie. För vem ska vi göra det här? Hur ska det här bli intressant för den här gruppen? Vad ska mottagarna göra med det? Och det snurrade vi runt …. några varv.

 

Just ett sådant läge som Anna och Jennie beskriver, är ett av de där en innovationssprint passar som bäst. För att ruska om, tvinga fram beslut och ge en process en klassisk spark i baken.

– Att få den hjälpen att komma vidare och få en tydlig metodik för det, det har varit otroligt värdefullt, säger Anna när hon i efterhand utvärderar vad innovationssprinten gav till projektet.

Sprinten och teamet som sitter fast – en klockren matchning

Hello Future är Umeå kommuns upphandlade partner för tjänstedesign. Genom något så analogt som en vanlig hederlig informationsträff fick Anna och Jennie höra om avtalet och tjänsterna de nu kunde avropa. Reaktionen? Tjänstedesign kändes omedelbart “klockrent” för läget de befann sig i.

– Just det här med metodiken och att se det som tjänstedesign, jag var inte bekant med det begreppet innan, beskriver Anna. Att det fanns den typen av konsulthjälp att få, det var en liten aha-upplevelse där. Jag kommer från samhällsplanerar-sidan och att prata design och IT-miljöer, det är helt främmande för mig.

Läs mer:
Tjänstedesign - nyckeln till lyckad digitalisering

Jennie, som i sin tur kommer från att ha jobbat med webb och kommunikation, hade en lite annan reaktion.

– Jag har jobbat en del i beställarrollen och stött på en del agila arbetssätt. Så jag kände till sättet att jobba i sprintar. Det som var tydligt på informationsträffen dock var att här har vi någon som verkligen har specialiserat sig på metodiken. Det fick vi också sen bekräftat i arbetet med Hello Future. Det jag har stött på tidigare är nog mer att man har haft ambitionen att arbeta så, men det har aldrig riktigt blivit så i verkligheten. Här kände jag att det höll hela vägen.

Redan inom en vecka efter informationsträffen var arbetet igång. Några större farhågor inför att kasta sig in i en innovationssprint och det annorlunda arbetssätt det innebär hade projektgruppen inte, mer än att sprintens intensiva kalenderkrav – 3–4 heldagar för en handfull människor – inte riktigt passar den typiska kommunala organisationen.

– Att sätta av en hel dag så många gånger, det är en utmaning, beskriver Jennie. Men det har ju Hello Future också bevisligen lärt sig att anpassa formatet för.

Jennie syftar till att vi utvecklat formen på vår innovationssprint för att den ska passa också offentliga organisationer. Originalformatet kräver 5 heldagar efter varandra, men genom att flytta om vissa moment och paketera ihop det mer effektivt gjorde vi i detta projekt sprinten på 3 heldagar. Dagarna låg utspridda över två veckor, med en fjärde dag däremellan där vi på Hello Future tog fram en prototyp baserat på de första sprintdagarnas arbete.

Just det här med tidsåtgången går att se på olika sätt. En heldag avsatt i kalendern kan se skrämmande ut, men det beror på perspektivet. Tillbaka till Jennie:

– Sen har vi skojat lite om det här med tiden. Kanske är det så att all tid vi investerade i sprinten är ungefär samma som vi dessförinnan utspritt över lång tid hade lagt ned i projektet. Tidsåtgången är jämförbar men det är väldigt komprimerat. Så när vi pratade om svårigheten att boka upp hela teamet till exempel två dagar i streck, då försöker man ändå inse att det inte är mycket tid egentligen, det ser bara mycket ut i kalendern och i förhållande till andra processer som puttrar på kan det ju störa.

 

Friheten i att få vara hands-on

I termer av vad innovationssprinten gav för effekter, beskriver Anna och Jennie hur de nu har en mycket tydligare bild av vad de vill och ett tydligt underlag att lämna vidare till den partner som ska börja utveckla klimatvisualiseringsverktyget. Det är ett ganska stort steg framåt från läget “undvika att fatta beslut i ett och ett halvt års tid” som frågan om verktyget befann sig i innan sprinten.

Vilka var nycklarna i innovationssprintens metodik som hjälpte er framåt?

– Att jobba så konkret på en gång! säger Anna. Att sitta och rita, skissa. Som tjänsteman jobbar man väldigt mycket i ord och dokument, sitter i möten. Här blir det hands-on, man får göra!

Jennie håller med och exemplifierar med ordet i centrum: “visualisering”.

– Om man tar ordet “visualisering”, vi försöker sätta ord på vad det är. Men alla dessa ord, det blir att vi försöker bena ut orden istället för att rita och visa och kunna besluta.

En innovationssprint har alltid en deltagare som har den yttersta makten som bestämmare, men det är egentligen mest för de fall där gruppen inte når en konsensus. Grunden i formatet är demokratiska majoritetsbeslut, vilket Jennie lyfter som en annan nyckel som hjälpte gruppen framåt.

– I metodiken finns ju en väldigt demokratisk aspekt. Alla får vädra sina idéer och sen tas de tillvara utifrån hur en majoritet ville. Det fungerar jättebra! Man kan släppa sin idé när man fått framföra den och se svart på vitt att det här tyckte bara jag.

Läs mer:
Därför vill alla plötsligt sprinta

Släpp det och gå vidare – det rådet behöver vi alla höra nu och då inte bara i professionella sammanhang utan allmänt i livet. I en fråga som med Anna och Jennies klimatvisualiseringsverktyg, där det uttryckligen gått i stå, blir den aspekten dock särskilt viktig, vilket Anna lyfter:

– Processer behöver inte vara så utdragna alla gånger, konstaterar hon. Jag gillade sättet i sprinten att driva ett beslutande framåt på ett väldigt tydligt sätt. ‘Bra, då har vi tagit ställning till det, då är vi klara här, då går vi vidare.’

Låg det något jobbigt i det? Kändes det som att det gick för hastigt framåt?

– Nej, svarar Anna, för det var ett så tydligt arbetssätt, man kände sig trygg i att gå vidare.

Jennie:

– Och man såg en tydlig koppling, att det vi gjort nu det ska vi ta med oss. Det var inte som att vi gjorde en sak och lämnade den, gjorde nästa sak och lämnade den.

Som för så många andra vi genomför innovationssprintar med, blev användartesterna ögonöppnande också för Jennie, Anna och deras kollegor. Jennie beskriver att hon förvisso varit inblandad i användartester tidigare, men att innovationssprintens strukturerade form för det förenklade avsevärt.

– Användartester beskrivs ju ofta som ansträngande och tidskrävande, men även där upplever jag att Hello Future hade en så tydlig struktur, visste precis vad som skulle göras, beskriver Jennie. Nu var vi dessutom med som mer aktiva lyssnare, istället för att få ta del av resultaten i andrahand i en rapport, med någon annans slutsatser. Här fick vi själva vara med om att dra slutsatserna.

Anna fyller i och lyfter aspekten att det är viktigt att såväl vi som externa experter och de som beställare medverkar och lyssnar vid intervjuerna, vilket vi helt håller med om. Vi kan jämföra användarnas reaktioner med reaktionerna i hundratals andra användartester, vilket Anna och Jennie inte kan, men de har å andra sidan expertis i ämnet.

Värdefullt och roligt på samma gång

Har teamet i Den koldioxidsnåla platsen i och med innovationssprinten tagit sig vidare från det stiltje där de befann sig innan? Så verkar det definitivt.

– Det var en lättnad att få hjälp att komma vidare, sammanfattar Anna. Många av frågeställningarna hade vi ju funderat kring men inte riktigt satt ned foten. Att då få den guidningen och även få formulera våra olika bilder av vad verktyget skulle vara och få det sammanfattat, det var väldigt nyttigt.

– Jag skulle vilja att vi jobbade mer såhär! säger Jennie. Inte minst var det roligt. Vi hade kul under de tre dagarna, det får man inte glömma! Sprinten ger ett bra diskussionsklimat som gör att man får ha det trevligt ihop. Det hade vi i alla fall.

Jennie ger också ett råd till team inom offentlig verksamhet som kanske befinner sig i ett läge liknande deras:

– Jag tycker absolut att man ska testa sprinta. Men man ska vara beredd på att avsätta den koncentrerade tid som krävs, ni måste göra det fullt ut. Antingen eller, inte försöka plocka russinen ur kakan. Gör man det halvdant vet man inte riktigt vad man testat.

Läs mer om hur vi hjälper offentlig sektor med digital transformation och tjänstedesign

Tre saker som hindrar digitalisering av offentlig sektor

Hello Future ska hjälpa Stockholms stad med digital transformation

Tre lådor för att skilja på verksamhetsutveckling och innovation

Hello!

Vill ni också ta er in i framtiden?
Kontakta Leif Rehnström, leif@hellofuture.se