”Digitalvadå?” – vi reder ut begreppen datorisering, digitalisering och digital transformation

Det är skillnad på att göra något med datorer, och att verkligen förändra sin verksamhet utifrån den nya spelplan vår digitala värld har skapat. Frågan till din organisation är: Har ni en syn på den digitala världen, och ett medföljande språkbruk och sätt att tänka, som verkligen kommer att hjälpa er utvecklas för framtiden?

Att sitta och peka ut hur folk använder ord rätt och fel är vanligtvis en uppgift för besserwissrar som egentligen vet att de semantiska vurporna inte har någon större inverkan på någonting. Men ibland spelar det visst roll. Om en enda ledare i din verksamhet slänger sig med begrepp som hen egentligen inte bottnar i, utan bara tror det, får det effekter på beslutsfattande, kollegors attityder och arbetets utförande.

Distinktionen mellan datorisering och digitalisering är en sådan där viktig distinktion som vi gör vårt bästa för att hamra in hos verksamheter vi arbetar med. Vi ska här gå in på precis hur de två samspelar och vad det innebär för organisationer som vill utvecklas för framtiden genom att arbeta med digital transformation.

Låt oss lägga fram definitioner att jobba utifrån:

Datorisering: Att utföra en existerande process eller uppgift som tidigare varit analog med hjälp av digital teknik.

Digitalisering: Den samhällsomfattande effektenen av datoriseringen, som drivs på av nya förväntningar och beteenden hos människor som i allt större utsträckning använder digital teknik.

Båda är makrotrender, krafter i samhället som du har precis noll nytta av att ifrågasätta eller kämpa emot. Det enda du kan göra är att förstå dem, sätta dem i din verksamhets sammanhang och använda dem för organisationens bästa. Just det målmedvetna arbetet är vad det tredje begreppet digital transformation i sin tur handlar om, att aktivt ställa om verksamheten.

Låt oss gå djupare för att studera hur dessa tre begrepp hör ihop och påverkar er.

Datorisering – när existerande processer blir digitala

Att datorisera en process eller uppgift, är att gå från att utföra den analogt till att utföra den digitalt. Argumenten för skiftet är oftast tydliga och har med snabbhet och effektivitet att göra. Ibland är argumentet för att utföra något med en dator så enkelt som “den analoga metoden finns inte kvar längre”, ett exempel på då även den mest bakåtsträvande medborgare får vika sig för det faktum att datoriseringen är en kraft på makronivå som inte kan stoppas.

Ett exempel så tydligt som något på datorisering är e-post. Målet med post har alltid varit att föra över information från oss till andra. Förr skrev vi ned det för hand, slickade igen ett kuvert och nådde fram i takt med postgången. Nu skriver vi och skickar med klick utan slick och en leveranstid på millisekunder. Det vi åstadkommer är dock precis samma sak: vi för över information.

Ett annat exempel som lär vara bekant för de flesta är incheckningen på flygplatsen. Förr gick du fram till en disk och hivade fram alla resedokument – i dag använder du självbetjäningsstationen och får till och med sätta fast bagagetaggen själv. Här talar vi typisk datorisering: exakt samma process som en människa tidigare hjälpte resenären utföra, utför resenären nu själv med hjälp av en dator.

I båda fallen – e-post och incheckning – är argumenten desamma: det går snabbare och färre människor (brevbärare eller incheckningsagenter) är inblandade.

Datorisering är inget tillval, inget att fundera över – som organisation måste ni datorisera. Även om ni av någon anledning är emot den datoriserade processen, är dessa effektiviserande argument oftast alltför tilltalande ur ett resursbesparande perspektiv. Och som sagt: ni har sällan något val.

Att bit för bit och process för process datorisera sig på det här viset, innebär dock inte att ni digitaliserar er. För det krävs ett annat perspektiv, som tittar på de förändringar i förväntningar och beteenden som datoriserade processer medför.

Digitalisering – när helt nya beteenden och processer uppstår

Datorisering är praktiskt och logiskt snarare än intressant. Incheckningsautomaten till exempel förbättrar egentligen inte nämnvärt för resenären; kanske blir kön kortare än den annars hade varit men för de lite mindre vana användarna är det inte ens värt stresspåslaget som kommer av att behöva checka in själv och hoppas att allt blir rätt.

Tittar vi dock förbi datoriseringsperspektivet och pratar digitalisering, börjar det hända grejer. För så snart incheckningspersonalen hade ersatts av maskiner, blev följdfrågan från användarna logisk: om jag nu checkar in med en dator, varför kan jag inte göra det i telefonen istället för att stå i kö till en automat? Och om jag checkar in med telefonen, varför kan jag inte göra det hemma istället för på flygplatsen? Och om jag checkat in till ett flyg i telefonen, varför vet inte mina andra appar om att jag ska ut och resa?

Precis såhär skapar datoriseringen nya förväntningar och beteenden – det är vad digitaliseringen handlar om. Att användare börjar ställa dessa frågor (eller att kloka tjänstedesigners legat en kurva före användarna) är vad som gör att du nu kan checka in i en app hemma medan du kokar frukostgröten, välja plats i lugn och ro och sedan föra över din biljett till telefonens digitala plånbok. När avgångstiden börjar närma sig dyker den digitala biljetten upp på den låsta skärmen så att du ska ha den lättillgänglig när det är dags att gå igenom grindarna. Här talar vi en process för den digitaliserade världen, som verkligen drar nytta av den och omvandlar upplevelsen till något annat än bara en datoriserad steg-för-steg-process.

Ett perfekt exempel på en bransch vars nuläge inte går att förstå enbart genom datoriseringens lins, är tidningsbranschen. I den analoga världen prenumererade du kanske på en morgontidning. I takt med internets intåg började tidningar publicera digitala utgåvor och det logiska första steget var såklart att rakt av datorisera innehållet i den fysiska tidningen. Det som stod i dagens tidning kunde du även läsa digitalt på webben. Tidningshusen hoppades att hade du prenumererat på Göteborgs-Posten tidigare, skulle du fortsätta göra det men kanske läsa en datoriserad utgåva i surfplattan istället för en pappersutgåva.

Så blev det såklart inte, för återigen medför digitaliseringen nya förväntningar och beteenden. När vi plötsligt inte var tvungna att köpa en hel tidning utan kunde välja och vraka mellan vad vi ville läsa – från olika källor och ofta gratis – inleddes en jordbävning i mediaindustrin som fortfarande pågår. Det har visat sig att det inte räcker för tidningar att datoriseras, utan digitaliseringen har ritat om förutsättningarna och det är fortfarande vilda västern. Tidningarna kämpar för att lyckas ta betalt och samtidigt behålla publik som lika gärna kan ta till gratisalternativ som att kolla sociala medier, läsa en tidning från andra sidan världen eller uppdatera sig på Youtube.

Förväntningar smittar i den digitaliserade världen

Centralt för att förstå digitalisering, är att förstå att de förväntningar vi som individer har inte låter sig tyglas av olika branschgränser. Du kanske inte arbetar på ett flygbolag, men de förväntningar flygbolagens kundupplevelse skapar kommer att påverka den upplevelse kunden förväntar sig av dig.

Vi har sett detta tydligt exemplifieras i ett projekt med digital transformation hos socialtjänsten i Skellefteå, som genom arbete med sina brukare upptäckt hur förväntningarna skiftat. Systemet har traditionellt fungerat så att får du schemalagd assistans från kommunen för att komma ut och göra något, kanske du haft en tid varje måndag 13-16. Men i vårt arbete med dem har vi upptäckt att förväntningen hos brukaren i dag snarare är att kunna boka sin tid som om hen bokade ett gympass. Brukaren vill välja själv, kanske via en app, från vecka till vecka. Och vill brukaren gå på hockey med andra brukare, förväntas att kommunen ska kunna koppla ihop och ordna det.

Socialtjänsten är inte konkurrensutsatt, men inget hindrar förväntningar från att röra sig fritt.

Digital transformation – att aktivt ställa om utifrån de nya förväntningarna

Så: Datoriseringen skapar en omfattande samhällsförändring som kallas digitaliseringen. Digitaliseringen ger helt nya förutsättningar för att verka och göra affärer. Att aktivt ställa om och ta vara på dessa förutsättningar, är vad digital transformation i sin tur handlar om.

Att transformera sig digitalt är något ni som organisation gör målmedvetet, strategiskt. Det kommer inte att ske bara för att ni datoriserar er och verkar i digitaliseringens tidevarv. Ni kan göra process efter process effektiv och digital, men helt missa att möta användarnas helt nya förväntningar och behov.

För lyckas med det krävs andra arbetsprocesser och andra perspektiv. Det krävs utforskande och experiment på liten skala, för att röra sig framåt samtidigt som man riskminimerar. Det krävs nära samarbete mellan olika discipliner inom verksamheter, för att snabbt få fram prototyper som kan indikera om ni rör er i rätt eller fel riktning. Det krävs nya tankesätt från ledare som behöver omdefiniera sina egna roller, de anställdas uppdrag och hur de ser på termer som “misslyckat” och “färdigt”.

För att se vilken kraft digitaliseringen haft de senaste 10 åren behöver vi bara titta på Financial Times lista över världens tio mest värdefulla bolag. Hösten 2008 dominerades listan av oljebolag som Exxon Mobil (#1) och Petrochina (#2) – hösten 2018 är de inte ens på topp 10. I topp hösten 2018 ligger istället Apple, Amazon, Microsoft och Alphabet (Google) – tre av de bolagen var inte ens på topp 10 år 2008.

Dessa digitala jättar gör någonting rätt. Svaren på hur svenska verksamheter av alla slag – offentliga som privata – ska anpassa sina erbjudanden, organisationer och arbetssätt för framtiden, finns att hämta hos dessa digitala jättar. På Hello Future arbetar vi till exempel med Googles Sprint-metodik, vilken vi till exempel använt tillsammans med Tillväxtverket. Vår modell för digital transformation, som vi kallar Transformationsmotorn, plockar nycklarna i idéer som exporterats från Silicon Valley under det senaste decenniet och översätter dem till verkligheten för svenska organisationer. Hur det kan se ut har vi berättat om i vår story om arbetet med socialtjänsten på Skellefteå kommun.

Tänker ni likadant?

Finns det en enad förståelse för dessa begrepp och hur de påverkar er? Vi kan hjälpa er att jämna ut kunskapsskillnader och fylla i kunskapsluckor, så att er interna bild av nuläget och möjliga steg framåt är så sammansvetsad som möjligt.

Hör av dig till tobias@hellofuture.se om du vill veta mer om vårt föreläsnings- och workshoppaket ”Digitalt nuläge”.