Därför behöver ni en digital framtidsvision – kunderna berättar

– Jag tycker det är ett fantastiskt bra arbetssätt för att få grepp om vilken väg man ska gå, att få en plan för hur man ska agera och hantera digitaliseringen.

Så sammanfattar Cecilia Ask Engström, från Trä och möbelföretagen, sin upplevelse av att tillsammans med en grupp kollegor ha arbetat fram en digital framtidsvision tillsammans med Hello Future.

Cecilia pratar om att få grepp och att ha en plan. Med det på plats, är vår erfarenhet att digitalisering kan bli något inspirerande istället för obekvämt. Tyvärr saknar många verksamheter den så essentiella digitala visionen. Att den saknas handlar dock sällan om att verksamheter inte tror att den behövs. Istället vittnar många av våra kunder om svårigheten att prioritera och skapa struktur för sådant arbete.

Den digitala framtidsvisionen och arbetsprocessen vi kopplar till den, möter behovet av en tydlig metodik för att hantera de initiala stadierna av digital transformation och ens få igång den digitala transformationen över huvud taget. Här beskriver vi vår metodik för att skapa den och lyfter framförallt fram vad kunder som tillsammans med oss arbetat fram en digital framtidsvision tycker.

Vad är en digital framtidsvision?

En digital framtidsvision är en produkt vi hjälper våra kunder att arbeta fram, som med ord, bild, video och även andra medel visar var företaget vill vara om 3–7 år. Visionen kan gälla hela bolaget och erbjudandet, eller en mindre avdelning eller del. Oavsett omfång ska framtidsvisionen motivera och driva på utvecklingsarbetet mot en möjlig framtid. Den ska vara konkret (inte bara bestå av luftiga ord), och den ska vara ambitiös men möjlig att nå (inget fantasifoster som du och medarbetarna innerst inne vet är ouppnåeligt, men inte heller feg).

Cecilia Ask Engström, Trä och möbelföretagen, lyfter fram vikten av det visuella formatet för visionen:

– Det är väldigt bra det här att man jobbar med bilder och får se hur en framtida lösning skulle kunna se ut. Det blir lätt abstrakt annars.

För att skapa dessa konkreta, visuella framtidsvisioner, jobbar vi med tydlig process som innefattar bland annat workshops om:

• organisationens nuläge
• omvärld och digitala makrotrender
• organisationens framtida produkter, erbjudanden, affärsmodeller.

När behövs en digital framtidsvision?

Marina Markström representerar Skellefteå kraft, som tagit hjälp av oss för att utarbeta en digital framtidsvision. Vad ledde till att de ville genomföra arbetet?

– Vi såg att marknaden förändrades, på ett sätt som kommer att påverka vår intjäning. Vi ser att konkurrensen hårdnar, och att det kommer att komma ny teknik som påverkar oss. Så vi behövde göra något.

Marina och hennes kollegor hade, likt många organisationer, inget tydligt sätt att hantera framtidsfrågor innan de inledde samarbetet med oss:

– Vi hade inget ordnat sätt att bevaka framtiden. Vi får ju in mycket information i företaget rörande vad som händer i omvärlden, men sen används det mest till egen reflektion, det blir inget vi systematiserat använder.

Trapptillverkaren Drömtrappor såg också behovet av att få en helhetsbild av utvecklings- och framtidsarbetet och har arbetat med visionsworkshops tillsammans med oss:

– Vi har många duktiga medarbetare, det sker mycket grejer, men tidigare fanns det kanske inte en helhetsbild som man önskar, säger vd Johan Jonsson. Det är lätt att det blir lite sönderhackat. Vi har funktionerna, de som driver IT, kommunikation, CAD etcetera, men vi hade inte det där helhetsgreppet. I arbetet med Hello Future kunde vi ganska snabbt få ihop en helhetsbild och hitta fokusområden för framtiden.

Vad blir de konkreta resultaten?

Beroende på läget för kunden skräddarsyr vi alltid upplägget, men resultatet som kommer ut ur processen omfattar oftast samtliga dessa:

• överblick av nuläget i organisationen
• utvalda strategiska fokusområden
• framtagande av ett önskat framtida läge
• roadmap för att steg för steg arbeta mot framtidsläget.

Karin Tenelius, på Tuff ledarskapsträning, sammanfattar resultaten av deras framtidsworkshops med oss såhär:

– Workshopen var jättebra och har påverkat mycket av vår vardag sedan dess. Jag har till exempel tagit fram en del nya erbjudanden utifrån det vi gjorde då, så det var verkligen verkningsfullt, berättar Karin.

De 3 mest positiva aspekterna av att utarbeta en digital framtidsvision, enligt de som testat:

1. Att systematiserat och fokuserat få grepp om omvärlden

– Innan vi gjorde det här visste vi att digitaliseringen sker, men vad får den för konsekvenser för oss? Det är stort, man har inte tid att tänka på det. Efter att ha gjort det här arbetet vet vi, att det är dessa 4 områden vi ska jobba vidare med och bevaka. Att se att de här områdena är aktuella för oss och att få Hello Futures inspel på det, det var värdefullt, säger Cecilia Ask Engström, TMF.

Johan Jonsson, Drömtrappor:

– Vi fick en bra introduktion med exempel på andra bolag och produkter och hur de har lyckats. Hade vi gjort en sådan omvärldskoll själva hade vi benchmarkat mot ett annat familjeföretag i trappbranschen … Man får ut mycket mer av sådant här arbete om man tar sig tid att fara till en annan miljö och få hjälp.

Det behöver inte vara så att ni inte har koll på omvärlden – men hur synkroniserar ni och agerar på insikterna från det ni snappar upp? Den aspekten lyfter Marina Markström, Skellefteå kraft:

– Dessa workshops skapar tillfälle att reflektera. Att synka de influenser som man som organisation snappat upp. Mycket kunskap finns i gruppen, men man vet inte om det. Vi är mycket upptagna i vardagen och kanske inte har direkt kontakt med teknikutvecklingen, så det var nyttigt att få inspel från Hello Future.

2. Att få struktur i arbetet

– Mycket med digitaliseringen handlar om att ha struktur bakom fasaden, om man säger så, konstaterar Johan Jonsson på Drömtrappor. Och vi hade inte den struktur som behövdes. Det kan handla om leveransinformation eller produkternas färd i flödet. Koll på det behövs för att sen kunna göra konfiguratorer t.ex. Så det har vi jobbat med mycket internt, parallellt med att vi accelererat arbetet på produktsidan.

Bara att det finns en tydlig process och tid avsatt i kalendern, lyfter Marina Markström som ett starkt plus:

– Det är bra att man tvingas göra arbetet. Att man sätter av tid vid olika tillfällen, går hem och funderar och sen träffas igen. Sådant är svårt att få till i vardagen.

– Hela processen var jättebra – förberedelser, upplägg. Och att få veta hur vi kommer vidare, det var den stora vinsten, att få en struktur på allting, sammanfattar Cecilia Ask Engström, TMF.

3. Att få extern hjälp

– Jag upplever att mina medarbetare har varit väldigt tacksamma att få jobba på det här sättet. Att någon extern driver frågeställningarna, strukturerar och styr. Det är lätt hänt om man gör det internt att chefen tar taktpinnen och styr. Så där är det jättebra få hjälp utifrån, säger Marina Markström.

Att ha ett utifrån-perspektiv när du har total koll på insidan, har nog de flesta av oss upplevt utmaningen med. Johan Jonsson på Drömtrappor lyfter just det:

– Hello Future är bra på att få oss att jobba utifrån kundens perspektiv. Det är inte alltid man gör så när man sitter på sin kammare och optimerar sin produktion, det är lätt hänt att det blir ett inifrån ut-perspektiv i ett producerande bolag. Vi fick hjälp att lyfta blicken, tänka fritt och se vad vi kan göra. Vad kan vi göra? Vart är marknaden på väg? 

Vi försöker undvika all spektakulär terminologi och vill hålla ämnet digital transformation greppbart, så därför blir vi extra glada av kommentarer som denna från Cecilia Ask Engström:

– Jag gillar att Hello Future gör digitalisering förståeligt, en del slänger sig med jättemånga termer, man får känsla av att det är ganska komplicerat. Hello Future är mer jordnära, realistiska, pålästa över våra förutsättningar.