Hur kan en kommun få med sig sina medarbetare i en omställning?
augusti 2024 —
För att få med sig medarbetarna i omställningsarbetet identifierade Mörbylånga kommuns ledning att de behövde en tydlig riktning. En framtidsbild som tar hänsyn till relevanta trender och signaler, kan ligga till grund för en omställningsstrategi och skapa engagemang hos organisationens medarbetare. Hello Future ledde arbetet med att ta fram den.
Vill du veta mer?
Kontakta anna@hellofuture.se
När Hello Futures samarbete med Mörbylånga kommun inleddes hade de, precis som många andra kommuner, gjort en omvärldsspaning som resulterade i en trendrapport full av risker som de på ett eller annat sätt behöver förhålla sig till. Ledningsgruppen hade dock inte lyckats skapa en gemensam bild av framtiden utifrån rapporten. Vart är man på väg? Vilka hot är störst och vilka effekter behöver man skapa i Mörbylånga på sikt? Hur lindrar eller förbereder man sig på riskerna och hur agerar man på möjligheterna?
När vi träffade Mörbylånga hade de gjort en rad förändringar under de senaste åren. De berättade att de visserligen byggt upp viktiga förmågor, men att fokus låg på effektivisering. Nu behövde de arbeta mer med innovation, något som skulle börja med en gemensam positiv målbild som kunde ge samsyn hos både ledningsgrupp, chefer och medarbetare. Utifrån den målbilden skulle man sedan forma en omställningsstrategi. Så hur såg egentligen ledningsgruppen och cheferna på organisationens framtid? Vilken påverkan ville kommunen ha på samhället?
“Hello Future har varit väldigt kunniga och kompetenta, både teoretiskt och erfarenhetsmässigt. Deras förmåga att skapa struktur för arbetet, leverera i tid och lyssna in våra (skiftande) behov längs med vägen har varit formidabla. Vi är jättenöjda med både process och resultat!”
— Malin Piegsa, verksamhetsutvecklare Mörbylånga kommun
Hur får man med sig 90 medarbetare i processen?
En nyckel för att lyckas skapa en gemensam bild av framtiden som väcker engagemang är att så många som möjligt får vara med och bidra till att skapa den. Utmaningen i Mörbylånga var att skapa och leda en process där 90 personer skulle kunna bidra på olika sätt.
Vår lösning blev att erbjuda två olika vägar genom processen där en mindre nyckelgrupp deltog på digitala workshops och där en större grupp fick följa processen samt bidra till resultatet genom uppgifter som lät sig utföras på egen hand. På så sätt fick vi in tankar och idéer brett, och kunde fatta besluten för att röra oss framåt i mindre grupper.
Malin Piegsa är verksamhetsutvecklare på Mörbylånga kommun. Hon deltog i processen och var vårt huvudsakliga bollplank. Hon berättar: “Det är många fördelar med asynkront arbete när det är många som ska engageras i uppgiften, både det att våra medarbetarna kan lösa uppgifterna när det passar utan att vi behöver hitta gemensam mötestid, och att det är lätt att vara transparent med vad som sagts och gjorts när vi alla har tillgång till en gemensam ”white-board”. Jag ser också vilka stora fördelar det är när man har två processledare / mötesledare som inte äger frågan och resultatet.”
Under processen fördjupade vi oss i flera framtider, positiva och negativa, och diskuterade effekter för både organisationen och olika grupper av invånare. Vi blickade ut i omvärlden och tittade tillsammans på exempel från andras framtidsbilder för att navigera fram till ett format, en tonalitet och en riktning som passar Mörbylånga.
Enligt Malin hade det varit svårt, om inte omöjligt, att ro iland den här processen på egen hand: ”När det uppstår motstånd och kaos på vägen är det lätt hänt att internt arbete blir nedprioriterat. Men Hello Future lyssnade in och kunde förklara och engagera oss så att vi kom vidare när det hände.”
När processen gått i mål hade vi skapat en positiv framtidsbild för Mörbylånga kommun som var designad enligt några principer som deltagarna formulerat, bland annat att den skulle:
- vara mer av en uppmaning till handling än en pekpinne
- gå att använda i samtal med medarbetare
- vara enkel att uppdatera
- vara mer visuell än texttung
- bygga på redan inarbetad bild- och ord-symbolik för kommunen
- vara en öppning för dialog snarare än en stängd sanning.
Det är inte alltid enkelt för en ledningsgrupp och en grupp chefer att arbeta utforskande med framtiden. Det är kanske till och med aldrig enkelt. Men gänget från Mörbylånga vågade lita på processen, öppna upp sig och dela med sig av sina svar på en rad svåra frågor utan perfekta svar. Tillsammans skapade de sin positiva framtidsbild – och kan därför nu tillsammans börja röra sig mot den.
“Vi har nu utvecklat en framtidsbild som ligger till grund för allt vårt framtida utvecklingsarbete. Vi bygger nu vår portföljstyrning på framtidsbildens bärande område, och har därmed en fantastisk plattform att leda och styra utifrån.”
— Malin Piegsa, verksamhetsutvecklare Mörbylånga kommun
Vill du veta mer om processen?
Den som kanske bäst kan svara på hur processen fungerade är Malin Piegsa som var Hello Futures huvudsakliga löpande kontakt i arbetet. Processledare från Hello Future var Per Lundgren.
Vill du veta mer om den positiva framtidsbilden som verktyg?
Är du nyfiken på själva utfallet, framtidsbilden? I så fall kan du prata med Per Lundgren eller Anna Viggedal på Hello Future.
