Det är samtalet som leder till förändring, inte en workshop
Att designa en workshop är att underlätta ett samtal. Utan att vi riktigt vet det kan vi utvecklingsledare falla för lockelsen att använda för många verktyg ur workshoplådan samtidigt och riskera motverka det vi försökte underlätta i första läget. Modern workshopmetodik är ett verktyg som ska användas eftertänksamt, särskilt i ett klimat där "å nej inte en till workshop" är en attityd som frodas.
Fler och fler lär sig mer och mer om att designa och hålla workshops, enligt metodik som predikats i ett drygt decennium av inflytelserika designfirmor världen över. På Hello Future har vi grävt djupt och brett i de olika grepp som fått fötter på internet och är stolta över att t.ex. varit mycket tidiga med att ta Googles Design Sprint, som vi kallar Innovationssprint, till Sverige.
Varför Innovationssprinten och andra designade mötesformat eller moment blivit populära är inte svårt att förstå. Jämfört med ett klassiskt, mer icke-designat “pratmöte” är den här typen av metodik överlägsen på att t.ex. få fler att bidra med fler idéer eller för att tänka icke-linjärt och inte låta den starkaste rösten i rummet dominera.
Men. Vi får aldrig glömma bort att allt handlar om att underlätta ett samtal. Alla olika typer av designade format där vi delar upp oss, skriver ned, röstar, skissar, flyttar lappar, möblerar om, ställer timers och så vidare, är alla bara till för att ett samtal ska vara mer produktivt. Produkten i fråga är beslut, eller steg på vägen mot beslut såsom att skapa samsyn, skapa fler alternativ eller smalna av bland redan identifierade alternativ.
Jag uppfattar att innovationsledare i allmänhet och definitivt jag själv, ibland kan vara så attraherade av intressant metodik att huvudsyftet hamnar lite i skymundan på vägen. Vi ska ha ett samtal som ska dela kunskap, bredda eller smalna av. That’s it. Ibland tror jag vi kan gå vilse i workshop-verktygslådan och tappa siktet på syftet.
Tanken har bubblat i mig inte minst för att jag nyligen vid flera tillfällen hoppat tillbaka till mötesagendor och digitala whiteboards som varit ett par år gamla, i syfte att kunna återanvända idéer och upplägg, och kritiskt kisat mot mina egna skapelser. Var inte det här lite över-designat Samuel? Gynnade alla dessa moment och små specialregler i de olika delarna (”nu ska alla skriva ned något men ni får bara skriva 1 ord på varje och max 3 lappar var”) verkligen slutsyftet? Jag måste ju ha tyckt det där och då och kanske finns det kontext runt gruppen i fråga som jag glömt när jag bara tittar på gamla workshop-skelett. Alternativt, så drogs jag iväg av tanken på ett “kul” moment som skulle bli “intressant” att genomföra, och tillät omedvetet slutsyftet att hamna i passagerarsätet.
Workshop-trötthet är en farlig best som inte bör matas
En del av varför jag grubblar över detta i textform är att workshop-trötthet definitivt är något som ”går” ute i svenska organisationer. På Hello Future har vi rent av fått ett antal förfrågningar på senare år som uttryckligen handlat om att ”den här gruppen är lite less på workshops och innovation men vi känner ändå att vi måste samlas och ta krafttag, vad gör vi?”.
Orsakerna till workshop-tröttheten kan vara många men jag misstänker att det inte är för kontroversiellt att säga att det ute i alla dessa organisationer arrangerats X antal workshops som inte var helt välplanerade och inte ledde till särskilt mycket förändring. Deltagare förväntas följa specifika spelregler, komma med idéer, ha lite utforskande och läskiga samtal, ofta med personer de kanske inte känner så väl – och så upplever man att det inte gav något. Klart som fasiken att du blir lite skeptisk inför nästa gång.
Det här är ytterligare en anledning till att vara sparsmakad när vi gräver i workshoplådan.
Facilitatörer, våga göra mindre (men förbered mer)
Lösningen är då såklart inte att inte bjuda in till dessa samtal och möten. Vi ska inte abdikera. På senare tid har min designprincip snarare fått bli “utgå från att ett pratmöte ändå är bäst”. Utgångspunkten i min planering för ett mötestillfälle blir då att nu samlar vi dessa personer, lägger fram dagens frågor på bordet och diskuterar. Om jag bedömer att det inte kommer att vara optimalt – t.ex. för att jag vet att vi kommer att fastna vid ett problem som gruppen alltid sugs till – då adderar vi design som avhjälper det istället, minsta möjliga. Detta istället för att som utgångsläge när jag ska planera mötet börja gräva i den digra workshopslådan och ta det för givet att här ska post its fram, här ska vi gruppindela och vad ska vi förresten ha för check-in?
Det något paradoxala här, har jag upptäckt, är att rollen som facilitator blir roligare och viktigare med den här inställningen. Jag blir mer en klassisk ordförande, men med en rejäl verktygslåda i bakfickan. För faciliteringen, i den mån den behövs, sker mer på plats i gruppen anpassat för den dynamik som uppstår. I hårt designade format (som innovationssprinten, tidigare nämnd) kan jag ibland tycka det är lite småtråkigt att facilitera, just för att de är så hårt designade och mitt spelrum som ägare av träffarna är ganska litet.
Jag säger nu inte skit i att planera och skjut från höften. Det går att preparera en digital whiteboard med massor av möjliga material och övningar, och likt en fotbollstränare i pausen mellan första och andra halvlek överväga vilken taktik du ska välja och hur du justerar laguppställningen. Du kan planera för alternativa scenarier beroende på hur situationen i gruppen utvecklar sig och vilka idéer som lyfts, beslut som fattas.
Det finns risker med över-designade möten
I designvärlden lyfts ofta vinsterna med att använda genomtänkt mötesdesign och workshopmetodik, just p.g.a. hur dåliga klassiska öppna pratmöten kan vara och hur lätt de förstörs av enskilda personer, otydliga syften etc. Jag står 100 % bakom dessa vinster och har sett mirakel ske vad produktiviteten med samma grupp som fått gå från fria bångstyriga möten till lite mer designade träffar. Dessa vinster gör dock, är min uppfattning, att riskerna med designade möten inte lyfts lika mycket. För i en grupp med bra förutsättningar (t.ex. att den psykologiska säkerheten är stark och frågeställningen som ramar in mötet är tydliga) kan det komma oerhört bra saker ur ett vanligt hederligt samtal med en ytterst lätt faciliterings-hand. Om en sådan grupp sätts i en väldigt planerad workshop där det ska skrivas på lappar, delas in och styras upp på olika sätt, kan det faktiskt ge en lägre höjd på utfallet.
Kanske är det här givet, men om du som jag ibland lockas av alla spännande möjligheter med mötesdesign- och workshops och samtidigt jobbar i en organisation där ”å nej en till workshop”-attityden florerar, ta bara med dig den tanken: Ibland kan ett vanligt hederligt pratmöte vara allra bäst.
Tips: Lyssna på Daniel Stillman i Transformationspodden, som pratar inspirerande om workshops, mötesdesign och om samtalet som kärnan i förändringsarbetet.
