Så använde Mörbylånga framsyn för att släppa loss förändringskraft
februari 2025 — Framsyn • Innovationsledning
Mörbylånga kommun stod inför en utmaning som många känner igen: hur leder man förändring i en stor organisation med många utmaningar när framtiden är oviss? De hade gjort sin omvärldsanalys, men utan en gemensam framtidsbild riskerade insikterna att stanna på pappret snarare än att förvandlas till verklig förändring.
Vill du veta mer?
Kontakta per@hellofuture.se
Utmaning
I en tid där samhällsförändringar sker i allt snabbare takt ställs kommuner inför en komplex utmaning: Hur navigerar vi en framtid som ännu inte skrivits?
Mörbylånga kommun hade gjort sin hemläxa. Genom löpande omvärldsanalys hade de identifierat en rad trender som skulle påverka deras förmåga att utföra sitt uppdrag – både som samhällsutvecklare och arbetsgivare. Vissa trender bar löften om nya möjligheter, andra pekade mot risker och utmaningar.
Men insikt är en sak, handling en annan. Trots att kommunen satt på värdefull kunskap saknades en avgörande pusselbit: en tydlig, gemensam vision som kunde:
- skapa internt engagemang och fokus
- attrahera de externa resurser som skulle behövas (såsom talanger och budget)
- guida i strategiska val
- agera draglok i förflyttningen från en förvaltande kultur till en förändringskultur.
Utan en stark vision fanns risken att förändringsarbetet skulle spreta, att energi skulle gå förlorad i interna prioriteringskonflikter, och att möjligheter skulle missas i brist på en gemensam riktning. För att säkerställa att framtiden inte bara blev något som hände, utan något de själva påverkade, behövde kommunen en levande och handlingsdrivande framtidsbild.
“Det här har blivit verktyget vi har använt i nästan allt.”
— Ann Willsund, kommundirektör
Lösning
Med stöd av Hello Future använde kommunen en framsynsprocess för att systematiskt utforska risker och möjligheter – inte som en abstrakt övning, utan som ett sätt att skapa en realistisk och gemensam idé om vad de skulle sträva mot.
Nyckeln låg i att skapa en öppen men strukturerad process där många kunde bidra, men där beslutsfattandet ändå var effektivt. Lösningen blev att erbjuda två parallella vägar genom processen:
- En kärngrupp deltog i fysiska och digitala workshops där idéer utvecklades och beslut formulerades.
- En större referensgrupp fick följa arbetet och bidra genom uppgifter som kunde utföras på egen hand.
Den här kombinationen möjliggjorde ett brett engagemang utan att processen tappade tempo. Tankar och idéer kunde samlas in från hela organisationen, men de mest avgörande vägvalen fattades i mindre grupper – där ansvar och riktning kunde konkretiseras.
Vad är framsyn?
Framsyn handlar om att systematiskt utforska olika möjliga framtider för att fatta bättre beslut idag. Genom att identifiera trender, simulera scenarier och skapa beredskap för olika utfall kan offentlig sektor bli mer proaktiv och mindre reaktiv – och därmed rusta sig för en mer komplex och snabbföränderlig värld.
Exempel:
Många kommuner investerar i digitala lösningar, men hur vet ni att ni satsar på rätt teknik? Med framsyn utforskar ni olika möjliga framtider: Hur kan AI och automatisering effektivisera socialtjänsten? Vilka etiska dilemman kan uppstå om vi börjar använda prediktiva algoritmer för att identifiera riskfamiljer? Genom att testa olika framtidsscenarier kan ni fatta mer informerade beslut idag och säkerställa att digitaliseringen stärker snarare än försvagar välfärdstjänsterna.
Effekter
Vi träffade Mörbylånga kommun knappt ett år efter projektet för att ta reda på vilka effekter som har uppstått tack vare framtidsbilden och förändringsarbetet den har lett till. Så här berättade kommunchef Ann Willsund tillsammans med David Idermark och Malin Piegsa:
“Vi har fått en enorm boost i vårt omställningsarbete. Framtidsbilden har blivit ett verktyg som genomsyrar nästan allt vi gör. Även om vi inte är exakt där vi vill vara än har vi lagt grunden för omställningsarbetet, och inte minst, vi har slutat med sådant som inte leder oss i rätt riktning. Vi har lyckats minska våra driftskostnader med 20 miljoner kronor när vi jämför 2023 med 2024. Det har inte varit några generella sparbeting, utan vi har helt enkelt slutat göra det som inte skapar värde och nyttjat lågt hängande frukter. Vi har även fått ett engagemang från medarbetarna att hitta förbättringar och förenklingar.
Vi har aldrig haft ambitionen att bli bäst, men när vi väl släppte loss den här kraften har vi faktiskt blivit ledande inom flera områden. I jämförelse med Sveriges 290 kommuner har vi klättrat i rankingar och presterat bättre än många andra.
Framtidsbilden i praktiken
För att säkerställa att vi rör oss i rätt riktning har vi använt framtidsbilden för att formulera principer för vår omställning. Det blev tydligt för oss att om vi ska nå vårt mål, måste vi först förändra vår kultur. Därför fokuserar vi på att minska styrdokument och den administrativa bördan – vi vill att det ska vara enklare att göra rätt.”
”Vi har arbetat med att förankra framtidsbilden i hela organisationen, och responsen har varit positiv. På våra chefsdagar har vi använt den som diskussionsunderlag, och för att hålla syftet med den levande tryckte vi upp 500 bordspratare med våra principer på en sida och riskerna vi står inför på en annan. Dessa har placerats på alla bord i kommunen.
För att säkerställa att vi gör rätt satsningar har vi också skapat en utvecklingsportfölj. Den ska hjälpa oss att prioritera projekt som för oss närmare vår framtidsbild och att undvika initiativ som saknar riktning.
Utmaningen framåt: Att nå hela organisationen
Nu arbetar vi vidare med att hitta ett gemensamt språk och tydliga visuella verktyg som gör det lättare för alla att förstå och arbeta mot samma mål. Vi har även tagit fram en enkel checklista som hjälper oss att avgöra om ett initiativ ska påbörjas eller inte.
Den stora utmaningen framåt är att verkligen nå ut i hela organisationen. Det är när vi engagerar kärnverksamhetens medarbetare som den verkliga förändringen sker. Allt material vi har tagit fram ska vara en hjälp för chefer att kunna föra samtalen om vad vi faktiskt står inför.
Vi hade en trygg och väl genomförd process. Ert sätt att leda arbetet var ödmjukt och gav mycket plats för våra egna synpunkter. Det gör att vi känner oss som ägare av vår egen framtidsbild – och det är precis så det ska vara.”
