#145 – Projektkyrkogården: full aktivitet, noll effekt

Prenumerera på Transformationspodden på Spotify och andra ställen där poddar finns.

Transformationspodden avsnitt #145: Projektkyrkogården, full aktivitet, noll effekt

I avsnitt 145 av Transformationspodden pratar Tobias Eklund med Samuel Stenberg och Kalle Jegers från Hello Future om projektkyrkogården: varför organisationer startar för många projekt, varför så få går i mål och vad man gör åt det.

Kalle Jegers beskriver två scenarier som han mött i både offentlig sektor och näringsliv. I det första möter verksamheten en obekväm fråga och startar ett projekt runt den, utan budget eller arbetsgrupp. Projektet blir ett alibi för att slippa ta i frågan så länge det har status pågående. I det andra har ett projekt lyckats och hittat något som borde skalas upp, men när det tar slut upplöses gruppen, det finns tio av något som organisationen behöver fyrahundra av, och resultatet ligger kvar begravt eftersom ingen frågade vid starten vad som händer om projektet lyckas.

Samuel Stenberg pekar på ryggmärgsreflexen att starta projekt för allt som inte har en tydlig hemvist i linjen, som AI. Då kommer hela paketet med direktiv och styrgrupp, för frågor som kunde utforskats med några möten och ett litet test. Konsekvensen är att samma projektledare driver fyra projekt parallellt, att organisationen sprider sig för tunt och att det inte blir framåtrörelse någonstans. I de tre senaste stora organisationerna han arbetat med finns samma mönster: lyfter man på locket på ett projekt sitter någon ensam kvar utan resurser, medan andra delar av organisationen väntar på det.

Kalle Jegers ser en koppling mellan otydlig riktning och antalet projekt. Utan riktning går det inte att motivera ett nej, så man säger ja för säkerhets skull. En kund hade aldrig varit med om att ett projekt fått avslag. Samuel Stenberg lägger till att ledningar efterfrågar aktivitet i stället för effekt, så att listan ska vara lång. Att svara ”vi har bara ett projekt på gång men det ger effekt” hörs sällan.

Vägen ut börjar med en diagnos av nuläget: vad låser läget, är det ekonomistyrningen, saknas portföljhantering, finns det överblick över idéerna. Den analysen är svår att göra internt. Nästa steg är att sluta starta nytt, slå ihop projekt och bygga en landningsplats för frågor som ligger i mellanrummen mellan avdelningar, ett innovationssystem där man kan sondera med små tester innan något blir projekt. Kalle Jegers menar att det handlar om beslutsförmåga: beslut i mellanrummen skiljer sig från linjebeslut, saknad erfarenhet ger beslutsångest, och erfarenheten byggs bara genom att fatta besluten.

Portföljhantering efterfrågas allt mer, men som symptom på att man har för mycket på gång. Det räcker inte med ett verktyg. Utan riktning går projekt inte att väga mot varandra, och blir man bättre på portföljhantering tål portföljen fler projekt utan att man kommer någonstans. Bra projekt styrs på effekt, inte på en förutbestämd lösning, med en plan från start för hur effekten ska hämtas hem. Utforskande projekt finansieras stegvis: en halv miljon i sex månader, sedan beslut om nästa steg när hypoteserna visat sig hålla. Lovande projekt växlar upp till något större, andra stoppas och resurserna flyttas. Att planera vem som är uppbunden på fyrtio procent i tre år är fabrikslogik som inte fungerar.

Nyckelord: projektkyrkogård, för många projekt, portföljhantering, effektmål, aktivitetsmål, strategisk riktning, innovationssystem, utforskande projekt, beslutsfattande, Samuel Stenberg, Kalle Jegers, Hello Future, Transformationspodden.

FAQ

Vad är en projektkyrkogård?

Kalle Jegers beskriver två varianter i avsnitt 145 av Transformationspodden. Den ena är projekt som startas för att slippa ta i en obekväm fråga: så länge projektet pågår behöver ingen göra något. Den andra är lyckade projekt vars resultat aldrig tas om hand, eftersom gruppen upplöses när projektet tar slut och ingen frågade vid starten hur resultatet skulle skalas upp. I båda fallen ligger frågor och resultat begravda utan att något händer.

Varför startar organisationer för många projekt?

Enligt Samuel Stenberg är projekt en ryggmärgsreflex för allt som inte har en tydlig hemvist i linjen. Kalle Jegers kopplar det till otydlig riktning: utan en delad idé om vart organisationen ska går det inte att motivera ett nej, så man säger ja för säkerhets skull. Till det kommer att ledningar efterfrågar aktivitet i stället för effekt, så att många projekt på listan ser ut som framdrift. Resultatet är att mycket händer men inget händer.

Löser portföljhantering problemet med för många projekt?

Inte i sig, enligt Samuel Stenberg och Kalle Jegers. Portföljhantering kräver en riktning att väga projekten mot, och ett skifte i hur ledare fattar beslut. Blir man bara bättre på att hantera många projekt tål portföljen fler utan att organisationen kommer någonstans. Det som ger effekt är att styra projekt på effekt i stället för på lösning, finansiera stegvis, växla upp det som håller och stoppa det som inte gör det.