#148 – Leda utan facit: Ewa Thylén om krisledarskap, distanskultur och offboarding
Tre veckor. Inga färdiga system. Nya lagar på väg och ett helt team som måste arbeta på distans. När pandemin bröt ut fick Ewa Thylén uppdraget att leda Tillväxtverkets arbete med korttidsstödet. Det som beräknades beröra 380 företag växte till 140 000 och krisuppdraget kom att pågå i tusen dagar. I det här avsnittet av Transformationspodden berättar Ewa hur hon skapade tempo när ingen hade facit, byggde tillit på distans och fick organisationen att prestera på en hög nivå trots ständiga förändringar.
Prenumerera på Transformationspodden på Spotify och andra ställen där poddar finns.
Transformationspodden avsnitt #148: Ewa Thylén om att leda korttidsstödet under pandemin
I avsnitt 148 av Transformationspodden intervjuar Tobias Eklund Ewa Thylén, som ledde handläggningsorganisationen för korttidsstödet på Tillväxtverket under pandemin. Hon fick priset Årets nyskapande chef för sitt sätt att leda arbetet.
Den 16 mars 2020 fick Tillväxtverket i uppdrag att bygga ett ansökningssystem för korttidsstöd på tre veckor. Två veckor efter det skulle de första utbetalningarna finnas på företagens konton. Det fanns inga färdiga system, lagarna var inte på plats och alla skulle jobba hemifrån. Uppdraget beskrevs först som hjälp till omkring 380 företag. När det avslutades tre år senare hade omkring 140 000 företag fått stöd. Under tiden gjordes 22 lagändringar, tre förlängningar av stödet och fyra organisationsförändringar.
Ewa Thylén beskriver hur hon ledde i osäkerhet: hann inte läsa en ledarskapsbok eller skriva ett strategidokument, utan kommunicerade det hon visste just nu och var öppen med att besluten kunde ändras dagen efter. Förutsägbarhet i kommunikationen var en framgångsfaktor. Morgonmöten varje dag i början, sedan varje torsdag 08.30 i tre år. En gemensam mötesstruktur där alla visste vilka möten som var beslutsmöten och vilka som var informationsmöten minskade hennes mejl med nittio procent. Strukturerade Teams-kanaler ersatte mejlen. Den som kom tillbaka från semester behövde bara läsa kanalen Handläggarnytt och ringa en kollega.
Hon beskriver också forum för reflektion: en timme var tredje vecka i ledningsgruppen som inte fick avbokas, med roterande moderering. Ledare som säger att de inte har tid får svaret att om hon kunde avsätta tid i ett krisuppdrag kan vem som helst det.
Organisationen byggdes helt på distans. Ewa Thylén använder begreppet upplevd närhet, som är skild från fysisk närhet och skapas genom aktiva val av omtanke. Hon hade one on ones oftare än hon hade haft på ett kontor, tog dem gående utan video och lyssnade bättre då. Hon pratade om arbetsglädje i ett uppdrag med mycket pengar och svåra beslut, eftersom det inte finns något motsatsförhållande mellan att ha roligt och göra ett bra jobb.
Medarbetare onboardades i tolv omgångar med omkring hundra personer per gång, med tvåveckorsschema och mentorskap. Ewa Thylén valde själv att leda offboardingen av omkring 500 medarbetare när uppdraget avslutades, med diplom, tack och uppåtpuffar för gott ledarskap. Medarbetarundersökningar var sjätte vecka visade jämna höga siffror från första till sista mätningen, även sex veckor före avslutet.
Hennes råd till ledare: fråga dig varför du är ledare, våga stå kvar när det är tufft, sätt kulturen aktivt, skapa forum för reflektion, ha en mötesstruktur som gör att du inte behöver vara tillgänglig jämt. Ledarskap är en egen profession, skild från att vara specialist.
Nyckelord: Ewa Thylén, Tillväxtverket, korttidsstöd, korttidspermittering, leda i osäkerhet, distansledarskap, upplevd närhet, mötesstruktur, forum för reflektion, offboarding, arbetsglädje, Transformationspodden.
FAQ
Hur leder man när ingen vet vad som händer imorgon?
Ewa Thylén ledde handläggningen av korttidsstödet på Tillväxtverket under pandemin, med 22 lagändringar och tre förlängningar på tre år. Hennes sätt var att kommunicera exakt det hon visste just nu, säga öppet att beslut kan ändras när ny information kommer och hålla en fast tid för information, först varje morgon och sedan varje torsdag 08.30. Förutsägbarheten i kommunikationen gjorde att medarbetarna kände sig uppdaterade även när innehållet ändrades.
Vad är upplevd närhet i distansledarskap?
Upplevd närhet är känslan av att vara nära varandra oavsett var man sitter. Ewa Thylén skiljer den från fysisk närhet: man kan sitta på samma kontor utan att någon märker att man kommit. Upplevd närhet skapas genom aktiva val av omtanke från ledaren, till exempel tätare avstämningar än på ett kontor och samtal som tas gående utan video, där ledaren bara lyssnar. Distansledarskap kräver mer av ledaren än att leda på plats.
Varför är offboarding lika viktigt som onboarding?
När korttidsstödet avslutades skulle omkring 500 medarbetare sluta samtidigt. Ewa Thylén ledde offboardingen med diplom, tack och uppåtpuffar till dem som vågat leda. Effekten blev att medarbetarna lämnade uppdraget med stolthet och en positiv bild av att jobba i offentlig sektor. Medarbetarundersökningen sex veckor före avslutet visade samma höga siffror som under hela uppdraget.