#149 – Vad bromsar tempot i din organisation?

Prenumerera på Transformationspodden på Spotify och andra ställen där poddar finns.

Transformationspodden avsnitt 149: Tempo

I avsnitt 149 av Transformationspodden pratar programledaren Tobias Eklund med Leif Renström, vd för Hello Future, och Daniel Hedenström, som arbetar med arbetsmetoder och processer på Hello Future, om varför organisationer upplever att beslut och förändring går för långsamt.

Leif Renström menar att organisationer av naturen bygger kontroll snarare än värde. Varje ny policy, KPI eller rapport skapar ett lager av komplexitet som stannar kvar, medan värdeskapande måste göras om varje dag. Ledare behöver därför aktivt ta bort styrning som inte behövs.

Avsnittet definierar tempo som tiden från idé till beslut till test. En organisation som testar femtio idéer per år förändras snabbare än en som testar fem. Daniel Hedenström varnar för att samla in idéer utan att ha en beslutsprocess bakom. Då fastnar förslagen i kö och kreativiteten dör. Lösningen är att ha en riktning, ett sätt att prioritera idéer och utpekade personer som tar hand om dem innan man öppnar upp.

Daniel Hedenström förklarar agila arbetssätt som en kultur snarare än en metod. Agilt passar när slutresultatet är okänt och arbetet inte gjorts förut. För återkommande uppgifter räcker en checklista. För kända men komplexa uppgifter passar ett vanligt projekt. Han beskriver också ”The Cone of Uncertainty”: i början av ett projekt vet man som minst om vad det ska bli, därför är det dumt att låsa fast kraven tidigt. Kostnadsstyrning genom att bestämma hur mycket tid och hur många personer man satsar ger mer verklig kontroll än en fast leveranslista.

Leif Renström pekar på att de flesta organisationer befordrar den som ger förutsägbarhet, vilket gör målsökande metoder svåra att införa trots att de är tryggare. Han beskriver Hello Futures innovationssprintar, byggda på Google Ventures design sprint, där ett team på fem dagar går från utmaning till testat koncept med data. Hello Future har genomfört över hundra sådana sprintar. Snabba resultat programmerar om vad en organisation tror är möjligt, på samma sätt som beslut under pandemin plötsligt tog dagar istället för månader.

Daniel Hedenström ger ett exempel från Luleå kommun, där ett tvärfunktionellt team på tre veckor tog fram en första prototyp av en digital tvilling för en ny industripark. Modellen blev en gemensam bild för kommunen och industriaktörerna.

Slutsatsen i avsnittet är att kultur avgör tempo, och att kulturen skapas av vad organisationen mäter, belönar och befordrar. Folk beter sig enligt vad som belönas, inte enligt vad som definieras. Fyra frågor att ställa: Vet ni vart ni är på väg? Har ni ett sätt att hjälpa grupper fatta beslut? Får de frihet att genomföra besluten? Får de stöd med arbetssätt och verktyg?

Nyckelord: tempo, beslutsfattande, agila arbetssätt, innovationssprint, design sprint, Cone of Uncertainty, digital tvilling, organisationskultur, Hello Future, Transformationspodden.

Vad menas med tempo i en organisation?

I avsnitt 149 av Transformationspodden definierar Leif Renström tempo som tiden det tar från att någon har en idé till att ett beslut fattas till att idén går att testa. En organisation som kan testa femtio nya saker på ett år förändras mycket snabbare än en som hinner testa fem. Tempo är alltså inte hur snabbt man producerar, utan hur snabbt man lär sig vad som är rätt sak att göra.

Varför går beslut så långsamt i många organisationer?

Leif Renström förklarar det med att organisationer bygger kontroll snarare än värde. Varje ny policy, KPI eller återkommande rapport lägger till ett lager av komplexitet som aldrig försvinner. Det är rationellt för varje medarbetare att vilja minska risk, men summan blir en trög organisation. Ledare behöver därför aktivt fråga sig vilka KPI:er och policyer som faktiskt behövs och ta bort resten. Daniel Hedenström lägger till att många organisationer samlar in idéer utan att ha en beslutsprocess bakom, så förslagen fastnar i kö.

När passar agila arbetssätt och när passar de inte?

Enligt Daniel Hedenström avgörs det av hur okänt arbetet är. Något man gör om och om igen sköts med en checklista. Något man gjort förut men som är komplext, som att bygga en bro, passar som ett vanligt projekt med plan. Agila arbetssätt passar när man inte vet vad slutresultatet ska bli och aldrig gjort det förut. Då är det bättre att utforska längs vägen än att spendera ett halvår på förstudie och kravspecifikation. Han beskriver agilt som en kultur snarare än en metod, där det är okej att ändra riktning när man lärt sig något nytt.