”Någon måste våga gå först” – Skövde kommuns arbete med vår mobil­plattform Hello Umbra

För att anpassa en kommun till det digitala samhället behöver någon våga gå först. En kommun som gör just det är Skövde, som tittar på nya sätt att föra kommunen närmare invånarna genom att dra nytta av de digitala beteenden som redan finns – och just nu kretsar mycket kring mobiltelefonen. Hur kan en kommun jobba med mobila tjänster och hur påverkar det medarbetare och invånare?  

Skövde kommun genomför sin satsning på mobila tjänster i Hello Futures mobilplattform Hello Umbra, som användarna möter som appen “Mitt Skövde”. Genom appen kan både invånare och medarbetare utföra tjänster direkt i sina mobiltelefoner. Användaren får välja vilka av kommunens tjänster hon vill se i appens startvy och kan sedan snabbt utföra tjänsterna när hon vill.

I dagsläget kan invånaren främst ta del av statisk information, till exempel öppettider i kommunens verksamheter, kontaktuppgifter och orienterande information. Men det börjar även dyka upp mer dynamiska tjänster, som till exempel vilken lunch som skolorna serverar eller vilka evenemang som är på gång i kommunen. De här tjänsterna erbjuder ett nytt sätt att göra saker på som förr tog både tid och energi från såväl invånaren som medarbetaren, eller som krävde att man använde någon annan tjänst.

Vi ska bli ännu bättre på att utgå ifrån våra användare

För att lära oss mer om hur Skövde tänker och arbetar med sina digitala tjänster tog vi en pratstund med e-strategen Sara Salegård och it-utvecklaren Tomas Monsén. Sara jobbar övergripande med digitaliseringsfrågor och berättar om hur kommunen håller på att genomgå ett perspektivskifte:

– Vi ska bli ännu bättre på att utgå ifrån våra användare och inte bara ifrån oss själva. Det avgör ifall någon vill använda våra digitala tjänster eller inte. Därför ska vi, som ett sätt att skaka liv i användarperspektivet, låta alla 55 anställda från avdelningen för it- och verksamhetsutveckling gå en utbildning i tjänstedesign där de ska få lära sig mer om hur man tänker och jobbar för att förbättra tjänster utifrån användarens perspektiv.

Tomas som bland annat arbetar med Mitt Skövde berättar att de för ungefär två år sedan inte längre kunde blunda för att människor i allt högre utsträckning ville kunna utföra ärenden direkt i mobiltelefonen:

– Vi har en bra webb och många e-tjänster men en webb är lite som en schweizisk armékniv, du kan göra allt och då blir det lite för mycket att välja på eller svårare att hitta när alla tjänster slåss om uppmärksamheten. En mobiltjänst som löser färre problem kan vara vassare, särskilt när invånaren redan är i mobilen och förväntar sig samma service och tjänster från en kommun som från ett företag.

Mer än bara ytterligare en kanal för information

Hello Umbra är inte bara ytterligare ett sätt för Skövde att nå ut med information. Med plattformen kan kommunen bygga nya mobila verksamhetsutvecklande tjänster till sina användare utan att behöva bygga en ny app från grunden för varje tjänst.

– Vi ser den inte bara som en del av vår kanalstrategi för att nå ut med information, utan som en plats där vi kan skapa mervärde och verksamhetsutveckling. Jag tror att fler verksamheter inom vår kommun kommer se att det händer saker just nu på mobilplattformen och då kommer de också vilja göra mer saker, men det är alltid det där med att någon måste våga gå först. Det gäller att våga skapa goda exempel, berättar Sara.

Genom att jobba med appteknik kan Skövde använda och koppla ihop den funktionalitet som finns i telefonen, såsom att skicka pushnotiser eller att jobba med platstjänster i till exempel kartor.

Två goda exempel bland Skövdes mobila tjänster

Två av de tjänster Skövde kommun har utvecklat och börjat använda är SANT och SVEA. Den förstnämnda hjälper ungdomar att ta ställning mot sniffning, skadegörelse, snatteri, alkohol, doping, narkotika och tobak. Den andra hjälper nyanlända ungdomar in i samhället.

SANT

SANT är ett välkänt begrepp i Skaraborg som sköts inom socialtjänsten och syftar till att tidigt ge goda incitament för att avstå från sådant som kan skapa problem senare i livet. Ungdomarna uppmanas skriva under ett kontrakt där de lovar att göra allt de kan från att avstå.

– Förr gick det till som så att man föreläste om det här på skolorna, sedan fick eleverna skriva på ett SANT-kontrakt med sina vårdnadshavare. Det här sköttes i pappersform och tog massor av tid för de som var tvungen att sammanställa allting. Dessutom var eleverna tvungna att ta med ett papper hem, få det påskrivet och ta med pappret tillbaka, samt skriva ut ett sorts kort som de kunde visa upp på olika ställen för att få rabatter som tack för att de var med i initiativet, berättar Tomas.

Sara och Tomas började fundera över hur den här processen kunde digitaliseras. De satte sig sedan ner och designade en digital process. Resultatet blev den mobila tjänsten SANT där elever och vårdnadshavare kan skriva under kontraktet i mobiltelefonen med Bank-id. Kontraktet lagras under “mina sidor” på skovde.se men skickas också ut till eleven via mejl och SMS.

Kommunen kan sedan enkelt bestämma vilka erbjudanden som de elever som skrivit på kontraktet får ta del av ute på stan och pusha ut erbjudandena till alla berörda genom appen.

– Det här har gjort det så mycket enklare för eleverna och deras vårdnadshavare men också internt för de ansvariga på skolorna som har fått betydligt mindre administration med kontrakten. De kan nu istället ägna sig åt rätt saker: förebyggande arbete och samtal kring alkohol-, narkotika- och tobaksproblematik, inte pappershantering, berättar Tomas.

SVEA

Hur fungerar Sverige? Den frågan är både relevant och svår för någon som just kommit hit från en helt annan kultur och hamnat på ett av kommunens boenden. Med mobiltjänsten SVEA hoppas Skövde kommun ge nyanlända ungdomar nycklarna för att förstå både de skrivna och oskrivna regler som finns här.

– Ungdomarna är inte intresserade av pärmar och papper utan spenderar mycket tid i sina mobiltelefoner. Därför får de ett konto på SVEA, loggar in och möts av en startsida som bygger på gamification, alltså att vi använder spelmekanismer för att stimulera dem att lära sig. Målet är att samla poäng runt sex olika huvudområden, till exempel “Varför betalar man skatt?” eller “Hur sköter man om en lägenhet, sitt första egna boende?”, förklarar Tomas.

SVEA ska förbereda de här personerna för att kunna bo och verka i Sverige i ett eget hem med ett eget arbete. Sara berättar att det är lätt att glömma att vi som vuxit upp i Sverige ofta har haft 18 år på oss i våra hem att förstå kulturen och mentaliteten och att vi lätt förväntar oss att de som inte har vuxit upp här ändå ska veta, men att ingen säger något till dem.

– Lösningen bygger på att ungdomarna läser en artikel som de sedan får frågor på. De behöver inte svara rätt för att komma vidare, bara svara och sedan diskutera svaren med personalen. Personalen bestämmer sedan när ungdomen kan gå vidare. Artiklarna skriver boendestödjare och personal inom socialtjänsten själva eftersom de vet vad som är viktigt och hur man bör presentera det på ett pedagogiskt sätt. Eftersom artiklarna skrivs i Skövde är de mer specifika kring till exempel skola, idrottsaktiviteter och friluftsliv än om de skrivits långt från verksamheten eller den plats ungdomarna bor på, förklarar Tomas

I dag använder 20 kommuner i Sverige Hello Umbra som mobilplattform, vilket blir mycket billigare och enklare än att ta fram egna appar. Mobila tjänster har blivit en väg till att kunna verksamhetsutveckla på riktigt, till att kunna skapa nya bättre processer för både invånarna och medarbetarna. Skövde är en av de som har börjat och nu ser vi fram emot att se hur både de och andra kommuner kommer använda de möjligheter som finns med mobila tjänster för att minska avståndet mellan kommunen och dess invånare.

Läs mer