Digitala innovationssprintar – ett stresstest av vår egen företagskultur

När vi skriver den här texten har det inte ens gått ett år sedan Hello Future över en pandemisk natt behövde ställa om hur vi genomför workshops och innovationssprintar tillsammans med våra kunder. Tittar vi tillbaka ser vi att vi har vuxit av den jobbiga våren 2020. Vi fick även ett ofrivilligt stresstest av vår organisation, som gjorde det tydligt vilka beteenden vår kultur faktiskt producerar när det verkligen gäller.

För att dela kunskapen och lärdomarna ska vi här försöka svara på följande frågor:

1. Vilka delar av vår företagskultur visade sig särskilt viktiga för att klara omställningen?
2. Vad var nycklarna till lyckade fullt digitala workshops och innovationssprintar?
3. Varför var inte ett företag som Hello Future riggat för att kunna leverera 100 % digitalt redan innan kniven hamnade mot strupen?

Lärdomarna har vi dragit från en rad projekt under våren 2020, men för att sätta dem i en hanterbar kontext berättar vi här om ett specifikt samarbete med Regionbibliotek Västerbotten som hamnade i särskilt mycket omställningskläm.

En sprint med oturlig tajming

Mellan 2018–2020 pågick ett nationellt kompetenslyft riktat mot folkbibliotek i Sverige. Projektet ägdes av Kungliga biblioteket men utfördes av de regionala biblioteksverksamheterna såsom Regionbibliotek Västerbotten. Där jobbar Jenny Lindmark Svedgård och Johan Sundlöf som vi har pratat med för att förstå hur de upplevde omställningen från fysiskt till digitalt samarbete.

Som en del av det här nationella kompetenslyftet genomförde Hello Future under pålitliga 2019 fyra workshopar med folkbibliotekspersonal i länet. Personalen fick dels höja kunskapen om digital transformation och tjänstedesign, dels pröva på kunskapen genom att generera idéer för att förbättra en specifik besöksgrupps upplevelse.

När projektet var över låg det en hel del bra idéer i Jenny och Johans knän. De pratade ihop sig, kom fram till att de inte ville att workshoparna skulle bli en isolerad händelse och frågade återigen oss hur vi kunde ta arbetet vidare och göra någonting av idéerna. Vi föreslog två fysiska sprintar mellan mars och april 2020, en i Umeå och en i Skellefteå.

? Bat shit hits the fan

På Hello Future började vi förbereda oss för sprintarna som vanligt (pandemin var än så länge bara en viskning från Wuhan). För att sprintarna skulle bli så smidiga som möjligt började Jenny och Johan förbereda organisationen. Men vi skulle bara hinna göra en av de två planerade förberedande workshoparna innan molnen mörknade. Samma dag som vi kom till Skellefteå hade nämligen sprintens tänka deltagare fått sina scheman omprioriterade för att istället kunna gå en snabbkurs inom vården. Cheferna hade av förklarliga skäl även de bytt fokus. För Jenny och Johan som hade jobbat med att slipa ner trösklarna inför sprintarna blev det ett bakslag. De frågade oss därför ifall vi inte borde ta och skjuta på sprintarna.

⚡️ Här löser den första kulturmekanismen ut: ansvar & handlingskraft
Från där vi stod då, under pandemins kaosartade första andetag, hade ingen höjt på ögonbrynen om vi sköt upp sprintarna på obestämd tid – allting var ju i flux – men vad som istället hände var att det blev full verkstad hos oss med att försöka lösa problemet som hade uppstått i projektet. Mer specifikt blev det full verkstad att lösa samma problem i en drös projekt, eftersom det var tydligt att vi inte skulle kunna genomföra i stort sett någonting såsom vi hade planerat om vi inte ställde om snabbt.

Även om det var tufft för alla inblandade, var det intressant att se vilka beteenden pressen tog fram i oss som organisation. Eftersom det är en del av vår kultur att individerna tar det ansvar de själva bedömer lämpligt för att lösa problem, utan att be om lov, föll vi naturligt in i en fas som skulle komma att spotta ur sig massor av nya sätt att göra saker på. I dag har vi tack vare den delen av vår kultur en stor mängd empirisk kunskap om att ställa om snabbt.

Men det var inte bara vår kultur som visade sig gynnsam. Även hos Regionbibliotek Västerbotten hände det saker. Jenny och Johan var modiga nog att säga okej till att genomföra sprintarna digitalt, trots alla utmaningar, så länge vi hade tron på att utfallet blev så bra som de hoppades. Istället för att se risker och dra i bromsen såg de omställningen som en chans att våga prova, att inte bli de som säger stopp inom ramarna för ett kompetenslyft som syftar till att öka just digital kompetens. Det här var som de såg det istället en oväntad möjlighet att få gå längst fram i ledet och prova när det gällde.

Med ett ja från kunden i ryggen var det dags för oss att leverera.

⚡️  Här löser den andra kulturmekanismen ut: öppensinnighet
En annan viktig del av vår kultur är att våga dela med sig av saker i ett tidigt skede – såsom ofärdiga tankar, halvklara idéer eller embryon till planer och upplägg. Tidigt delande skapar ett kollektivt lärande samtidigt som resultatet av den halvklara idéen eller den ofärdiga tanken i stort sett alltid blir bättre om fler hjärnor får bidra längs vägen.

Den svåra biten av att visa upp någonting ofärdigt är förstås att man som individ gör sig sårbar. Därför är det långt ifrån självklart att den här biten av kulturen fungerar när pressen blir hög. Men i vårt fall gjorde den det. Under några brinnande veckor svämmade kanalerna i vårt kommunikationsverktyg Slack över av halvfärdiga idéer som mer och mer började föda varandra tills någon i ett visst projekt löste en grej medan någon i ett annat projekt löste en helt annan grej. Snabbt fick vi ihop en ekologi av verktyg, förhållningssätt och upplägg som tillsammans blev avgörande för att leverera en fullt digital sprint.

⚡️  Här löser den tredje kulturmekanismen ut: nyfikenhet
Utöver att dela saker med varandra internt blickade vi också utåt. Vi visste att det fanns byråer som jobbade globalt och därför sedan länge hade blivit duktiga på att leverera helt digitalt. Vi lärde oss av dem och översatte sedan lärdomarna för att passa våra styrkor och en svensk kontext. Allt det här hände snabbt och som en konsekvens av en tredje viktig del av vår kultur: nyfikenhet.

”Var nyfiken” är förstås en klyscha, men klyschor är klyschor för att de kommer ur något sant. Problemet, är att de låter enkla samtidigt som de är så svåra att leva upp till. För att gynna nyfikenheten på Hello Future har vi bland annat kanaler där vi delar med oss av högt och lågt som fångar vårt intresse. Vi saknar budgettak för bokköp och det finns ingen gräns för hur mycket tid vi får spendera på lärande (vilket i kombination med eget ansvars-biten funkar utmärkt). När pandemin slog till frigjorde den tack vare vår gemensamma nyfikenhet en ström av idéer, verktyg och modeller som vi fick praktisk användning för. Resultatet av nyfikenheten kan i perioder vara svårt att se, men när den behövs kommer den blomma ut i någonting användbart – som när vi behövde hitta ett sätt att göra workshops och sprintar helt digitalt.

Efter en del vridande och vändande hade vi i alla fall en plan för att göra en 100 % digital innovationssprint för Regionbibliotek Västerbotten. Vi genomförde den sedan med gott resultat och lärde oss en hel del på vägen.

Lärdomarna

Så, vad blev nycklarna till fullt digitala workshopar och sprintar? Vad gjorde vi som fick dem att fungera?

?  Rätt information vid rätt tillfälle
När allting inom ramarna för en workshop eller en sprint sker digitalt ställer det helt andra krav på vår förmåga att hålla deltagarna korrekt och relevant informerade. Varje person behöver i varje läge få tillräckligt mycket information för att på ett så bra sätt som möjligt klara av nästa steg i processen – inte mer.

Det här är ingen lätt sak att få till. Vi insåg snabbt att mejl är en usel kanal för att lyckas och byggde istället en sorts portal där vi kunde jobba med text, video och andra visuella element för att hålla alla deltagare i loopen. Lösningen behövde vara extremt tydlig för deltagarna, men samtidigt enkel och snabb för oss. Responsen på portalen har varit enormt positiv från deltagarna som känner sig förberedda och fokuserade genom hela processen.

?  Jobba medströms med deltagarnas kalendrar
Ett av de största hindren för många organisationer när det kommer till att genomföra en innovationssprint är att få loss tid i rätt personers kalendrar. Eftersom en sprint pågår flera dagar i rad och kräver många timmar från många olika personer är det kanske inte så konstigt att sprintar ibland stoppas just på grund av omöjligheten i att få ihop det hela.

Fördelen med att tvingas tänka digitalt är att saker kan ske med en högre grad av otakt. Det mesta kan vara on demand. Om du och dina kollegor behöver utföra en viss uppgift till en workshop finns det ingenting som säger att ni behöver utföra den samtidigt (om inte den specifika uppgiften kräver grupptänk förstås). Genom att jobba med otakt har vi gjort det enklare för deltagarna att få ihop sina kalendrar. En annan fördel med otakten är att när deltagare väl gör någonting så kan de välja att göra det vid ett tillfälle då de har både tid och energi, vilket i sig ger ett bättre resultat. Dessutom blir de stunder då gruppen träffas digitalt hyperfokuserade.

?  Försök inte åstadkomma för mycket på de gemensamma träffarna
En bra sak med att träffas fysiskt är alla de diskussioner som uppstår spontant. Genom att finnas i samma rum kan vi kommentera, fylla i, uttrycka oss med kroppsspråk och på kort tid komma fram till ganska mycket. När vi möts digitalt försvinner en stor del av de här oplanerade sidovägarna till ett resultat, vilket märks på utfallet. Det har helt enkelt varit lättare för oss att hjälpa en grupp få ut många bra idéer vid en fysisk workshop än vid en digital.

För att kompensera för det här har vi skapat en högre grad av fokus på våra digitala träffar. Vi har insett att formatet tillåter mindre. Om du klarar av 4 övningar på en fysisk träff bör du sikta på 1–2 om träffen är digital. Särskilt svårt verkar det vara att generera en lika stor bredd av idéer digitalt som det är fysiskt.

En nackdel däremot med att träffas fysiskt är att alla som ska vara med behöver förflytta sina kroppar till en gemensam plats. Det tar tid. När vi möts digitalt kan vi vara på samma ställe ögonblickligen. Därför kan problemet med ett tunnare utfall av digitala träffar kompenseras genom att helt enkelt hålla fler (men kortare) träffar. Det blir på så sätt mer sprint i sprinten.

Varför var vi inte riggade för det här från början?

Så till den sista frågan som vi ställde i inledningen av den här texten: Varför var vi inte riggade för att kunna leverera 100 % digitalt redan innan kniven hamnade mot strupen?

Det enkla svaret är att vi inte behövde. Vi hade arbetat fram en kultur som vi litade på skulle göra oss snabbrörliga när väl behövdes. Och kulturen fungerade, vi var snabbrörliga. Dessutom är vi mer digitala än någonsin, vilket är en fantastisk sak att vara när världen förändras snabbt. Digitalt är överallt, enkelt att ändra och forma oavsett vad som händer.

?

Här kan du lära dig mer om våra sprintar.

/ Per Lundgren, Hello Future